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Cámara de Comercio de Villavicencio


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¿Qué es una Sociedad?
¿Cómo se constituye una Sociedad?
Recomendaciones
Recuerde que...

 

¿Qué es una Sociedad?

Es un contrato o acuerdo que surge entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa.

Una vez constituida la sociedad por escritura pública, forma una persona jurídica independiente de sus asociados, la cual debe matricularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar pactado como domicilio social.

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¿Cómo se constituye una Sociedad?

Toda sociedad se constituye por escritura pública o por documento privado, cualquiera que sea su objeto social y debe contener los siguientes requisitos:

  • Nombre, apellidos, identificación y domicilio de los socios.
  • Clase de sociedad que se constituye. Por ejemplo: Sociedad Unipersonal o Pluripersonal, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, Sociedad en Comandita simple, Sociedad en Comandita por Acciones.
  • Denominación o razón social de la persona jurídica que se constituye.
  • Domicilio principal: la ciudad o municipio escogido para desarrollar la actividad de la sociedad. Objeto social: una enunciación clara y completa de las actividades principales que realizará la sociedad.
  • Vigencia o término de duración precisa de la sociedad o duración indefinida para las sociedades que se constituyan por documento privado.
  • Las sociedades que se constituyen por documento privado deben precisar que tienen menos de 10 trabajadores o que su capital no es mayor a 500 SMLMV.
  • Capital social: Se debe expresar el capital que se aporta y la forma en que está distribuido. En las sociedades anónimas y en comandita por acciones, el monto del capital autorizado, la parte del capital que se suscribe y se paga en el acto de constitución. En las sociedades limitadas, colectivas, o en comandita simple, se debe indicar el valor que cada uno aporta y el número de cuotas o partes de interés correspondiente.
  • La forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración de los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los representantes legales y administradores.
  • Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la sociedad y forma de efectuar la liquidación.
  • Época de inventarios y balances.
  • Distribución de excedentes (utilidades o dividendos).
  • Reservas: forma de efectuarlas (legal y/o convencional).
  • Época y forma de convocar la asamblea, la junta de socios y junta directiva a sesiones ordinarias y extraordinarias (es decir, la antelación, medio para realizar la convocatoria y la persona u órgano que puede convocar a los asociados)
  • Facultades y obligaciones de los revisores fiscales si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos.
  • Nombramientos: El nombre y apellidos e identificación de los representantes legales, miembros de junta directiva, revisores fiscales, según el caso. Si se trata de una sociedad anónima o en comandita por acciones debe contener adicionalmente el nombramiento de la junta directiva y revisores fiscales, con indicación de su identificación.
  • Cláusula compromisoria: sugerimos la siguiente redacción: "Toda controversia o diferencia relativa a este contrato y a su ejecución, liquidación o interpretación, se resolverá por un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Villavicencio, de acuerdo con las siguientes reglas:
  1.  El Tribunal está integrado por (número impar de árbitros), designados por la Cámara de Comercio de Villavicencio.
  2. El tribunal decidirá en: derecho o en equidad.

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Recomendaciones

  • Antes de asignarle el nombre a la sociedad verifique que no exista registrado un nombre igual o similar al que se va a utilizar. (visite la página web: www.rue.com.co).
  • Si las personas designadas para ocupar los cargos de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, no son socios o comparecientes al acto de constitución, debe anexar copia de las cartas de aceptación con el número del documento de identidad de cada uno.
  • En caso de aportes de bienes inmuebles al capital social, debe hacerse una descripción clara de cada inmueble que incluya linderos y número de matrícula inmobiliaria, en estos casos, debe acreditar el pago del Impuesto de Registro que es liquidado y recaudado en la correspondiente oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
  • Si el subgerente va a ejercer funciones de representación legal o es el suplente del gerente, debe indicarse expresamente en los estatutos.
  • Si los socios son sociedades nacionales o extranjeras, es necesario indicar el número de identificación tributaria (NIT), domicilio, documento de constitución y nombre del representante legal.

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Recuerde que...

Una vez inscrita y matriculada la sociedad debe inscribir los libros de contabilidad.

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Sociedad Limitada Imprimir

 

Se constituye mediante escritura pública entre mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes. Será nula de pleno derecho la sociedad que se constituya con un número mayor. Si durante su existencia excediere dicho límite, dentro de los dos meses siguientes a la ocurrencia de tal hecho, podrá transformarse en otro tipo de sociedad o reducir el número de sus socios.

Las sociedades podrán constituirse mediante escritura pública otorgada en cualquier notaría del país.

No obstante, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, podrán constituirse mediante un documento privado aquellas sociedades con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores o activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Dichas sociedades, podrán constituirse por documento privado, el cual expresará:

  1. Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del socio o socios.
  2. El domicilio social.
  3. El término de duración o la indicación de que este es indefinido.
  4. Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.
  5. El monto del capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados, con estimación de su valor. El socio o socios responderá por el valor asignado a los bienes en el documento constitutivo. Cuando los activos destinados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.
  6. El número de cuotas, acciones o partes de interés de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la sociedad y la forma en que serán distribuidas si fuere el caso.
  7. La forma de administración dentro del tipo o especie de sociedad de que se trate, así como el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores. A falta de estipulaciones se entenderá que los administradores podrán adelantar todos los actos comprendidos dentro de las actividades previstas.
  8. Declaración por parte del constituyente o constituyentes, según sea el caso, o de sus representantes o apoderados sobre el cumplimiento de al menos uno de los requisitos señalados en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, esto es, que cuenten con diez (10) o menos trabajadores, o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
 
Sucursales y Agencias Imprimir

 

Sucursales

Agencias

 
Servicio de Libros Imprimir

 

Libros que se inscriben
Lugar de inscripción
Requisitos para solicitar el registro de Libros
Requisitos de los Libros
Requisitos para registrar nuevos Libros
Formato para la insripción de Libros

 

Libros que se inscriben

Los libros que se deben inscribir son los que determine la administración de la entidad, como por ejemplo:

  • Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores, juntas directivas o consejos de administración.
  • Libros principales de contabilidad: mayor y balances y libro diario

No se inscriben libros auxiliares de contabilidad.

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Lugar de Inscripción

La entidad debe presentar su solicitud de inscripción de libros en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde va a tener su domicilio principal.

La inscripción se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio.

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Requisitos para solicitar el registro de Libros

Presente una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente:

  • Fecha de solicitud
  • Nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros. (Si es posible indicar el número de registro ante la Cámara).
  • Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir.
  • Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cual numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20.
  • Código de cada libro, si es de hojas continuas el numero de la pagina en cada hoja.

La solicitud de libros debe ser firmada por el comerciante inscrito en registro mercantil como persona natural o por el propietario del establecimiento de comercio, para el caso de las personas juridicas es el  representante legal quien debe firmar la solicitud.

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Requisitos de los Libros

Se registran libros únicamente en blanco.

Cada libro debe presentarse:

  • Debidamente rotulado con el nombre de la entidad a que pertenecen, NIT y su destinación. (Ej. libro de actas)
  • Cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua de folios.
  • Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un código para cada libro.
  • El Código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado por letras o números, o números y letras. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas de los libros, junto con el nombre del libro y la numeración consecutiva. Por ejemplo: ACTAS, ABCDE, ABC01.

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Requisitos para registrar nuevos Libros

Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos:

  • Traer certificacion de la razón por la cual se solicita la inscripción del nuevo libro.
  • Presentar certificación del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro.
  • En caso de pérdida de un libro, debe anexarse copia auténtica de la denuncia respectiva.

La certificación de libros debe ser firmada por el contador anexando la fotocopia de la tarjeta profesional para el caso de los libros de las personas naturales o establecimientos de comercio, para el caso de las personas jurídicas la certificación debe ser firmada por el Revisor Fiscal si esta inscrito en el respectivo registro, en caso que no se tenga Revisor Fiscal la certificación debe ser firmada por el contador anexando fotocopia de la tarjeta profesional.

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FORMATO PARA INSCRIPCION DE LIBROS

 
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