¿Quiénes están obligados a matricularse en el Registro Mercantil?  

Debe matricularse toda persona natural o jurídica que realice de manera profesional actividades consideradas como mercantiles por la ley. Consulte el Código de Comercio en la Red Jurídica.   

¿Cuál es el plazo para renovar la Matrícula Mercantil?  

La renovación debe realizarse anualmente dentro de los tres primeros meses del año (antes del 31 de marzo) para evitar sanciones y mantener los beneficios legales.  

¿Qué registros integran el RUES?  

El RUES centraliza el Registro Mercantil, el de Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), el Registro Único de Proponentes (RUP), entre otros, permitiendo consultas nacionales unificadas en el portal de Confecámaras.   

¿Cómo puedo verificar si el nombre que elegí para mi empresa está disponible?  

Puede realizar la consulta de homonimia a través del Portal RUES, lo que le permite asegurar que no exista otra empresa con el mismo nombre a nivel nacional.  

¿Qué documentos necesito para registrar una ESAL?  

Generalmente requiere el acta de constitución, los estatutos aprobados y la aceptación de cargos de los directivos. Puede guiar su proceso con los modelos de la Cámara de Comercio de Villavicencio.   

¿Para qué sirve el Registro Único de Proponentes?  

Es el registro necesario para contratar con el Estado. En él se califica la experiencia, capacidad jurídica y capacidad financiera del proponente.  

¿Cómo puedo obtener un certificado de existencia y representación legal?  

Puede solicitarlo de manera presencial en nuestras sedes o adquirirlo de forma virtual con plena validez jurídica a través de nuestra plataforma de servicios en línea.   

¿Cuáles son los libros que deben inscribirse ante la Cámara de Comercio?  

Actualmente, solo deben inscribirse los libros de actas de asambleas o juntas de socios y los libros de registro de accionistas o socios. Los libros de contabilidad ya no requieren inscripción física según el Decreto Ley 019 de 2012 (Ley Antitrámites).   

¿Qué debo hacer para cancelar mi Matrícula Mercantil si cerré mi negocio?

Debe presentar una solicitud formal de cancelación. Tenga en cuenta que, para proceder con el cierre, debe estar al día con el pago de las renovaciones de los años anteriores.     

¿Si cancelo mi registro en la DIAN, se cancela automáticamente en la Cámara de Comercio?  

No. Son trámites independientes. El cierre del RUT en la DIAN no elimina sus obligaciones con el Registro Mercantil; debe realizar el trámite directamente ante su Cámara de Comercio.   

¿Tienen los certificados electrónicos la misma validez que los físicos?

Sí. Los certificados expedidos virtualmente cuentan con firma digital y un código de verificación que garantiza su autenticidad y plena validez legal para cualquier trámite. 

¿Cómo puedo proteger mi registro de posibles fraudes o cambios no autorizados?  

La Cámara de Comercio cuenta con el Sistema de Prevención de Fraudes (SIPREF), el cual valida la identidad de quienes realizan trámites y envía alertas automáticas al titular del registro.   

¿Cuándo se debe realizar la actualización de la información en el RUP?

Los proponentes deben presentar la información para renovar su inscripción a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año.   

¿Qué es una "acta de constitución" y qué debe contener?  

Es el documento donde los socios manifiestan su voluntad de crear una empresa. Debe incluir nombre de los socios, domicilio, objeto social, capital y nombramiento de representantes legales. Puede descargar modelos guía en el portal de la Superintendencia de Sociedades.  

¿Qué pasos debo seguir para cambiar el representante legal de mi empresa?

Debe realizar una reunión de la junta de socios o asamblea, levantar un acta con el nombramiento y presentarla para registro. Recuerde que el nuevo representante debe aceptar el cargo expresamente. 

¿Cómo puedo cambiar la actividad económica (Código CIIU) de mi registro?  

Puede solicitar la actualización de sus actividades económicas en cualquier momento. Asegúrese de que los nuevos códigos coincidan con los registrados en su RUT ante la DIAN.  

¿Mi empresa está obligada a reportar sus bases de datos ante la SIC?  

La obligación depende del monto de sus activos totales. Puede verificar los topes actuales y el procedimiento de reporte en el portal de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).  

¿Existen tarifas diferenciadas o descuentos para pequeñas empresas en el registro?

Sí, existen beneficios para micro, pequeñas y medianas empresas. Consulte si su empresa califica para los descuentos en las tarifas de registro y renovación según la Ley de Emprendimiento.   

¿Cuál es la diferencia entre una sucursal y una agencia?  

La sucursal tiene poder de representación legal para contratar, mientras que la agencia es un establecimiento destinado a los negocios de la sociedad pero sin representación autónoma.  

¿Cómo traslado mi Matrícula Mercantil a otra ciudad?  

Debe solicitar el cambio de domicilio en la Cámara de Comercio de origen. Ellos remitirán su expediente a la nueva Cámara de Comercio de Destino para completar el proceso de inscripción.   

¿Qué es el control de legalidad que realiza la Cámara de Comercio?  

Es la revisión que hace la entidad para verificar que los documentos presentados cumplan con los requisitos formales exigidos por la ley antes de ser inscritos.   

¿Puedo registrar un documento que fue firmado digitalmente?  

Sí, siempre que la firma digital sea válida y cumpla con los requisitos de la Ley 527 de 1999.   

Con el fin de agilizar su proceso registral, la Cámara de Comercio presenta los errores recurrentes en la presentación de documentos. Le invitamos a revisarlos para asegurar una radicación exitosa:   

Ø  Falta de quórum: No especificar el número de personas presentes o que el porcentaje no cumpla con lo exigido en los estatutos.   

Ø  Ausencia de firmas: El acta debe estar firmada por el Presidente y el Secretario de la reunión.  

Ø  Aceptación de cargos: Olvidar adjuntar la carta de aceptación o la firma de aceptación en el acta de las personas designadas (Representantes Legales, Revisores Fiscales, etc.).  

Ø  Datos desactualizados: La información financiera (activos, pasivos, patrimonio) en el formulario no coincide con la reportada en los balances.   

Ø  Códigos CIIU: Registrar actividades económicas que no guardan relación con el objeto social de la empresa. Consulte aquí la clasificación CIIU actualizada por la DIAN.   

Ø  Copias ilegibles: Adjuntar fotos o escaneos borrosos de documentos aportados.  

Ø  Cálculo de tarifas: No incluir el valor correcto del impuesto de registro o las tasas legales vigentes. Puede consultar las tarifas de registros públicos en el portal de Confecámaras.   

Ø  Falta de reconocimiento de firma: No realizar la diligencia de presentación personal ante notario o ante el secretario de la Cámara cuando el documento lo requiere (por ejemplo, en constituciones de SAS).  

Ø  Páginas incompletas: Omitir hojas de los estatutos o anexos mencionados en el documento principal.   

Ø  Actividades reservadas: Incluir labores que requieren permisos especiales (como vigilancia privada, salud o sector financiero) sin contar con la autorización de la respectiva Superintendencia.   

Ø  Ecuación contable fallida: Reportar un Patrimonio que no es igual a la resta entre Activos y Pasivos.  

Ø  Activos en cero: Intentar renovar una matrícula mercantil reportando activos en cero, lo cual es una inconsistencia para cualquier comerciante activo.   

Ø  Certificaciones de experiencia mal redactadas: No incluir los códigos de clasificación de bienes y servicios (UNSPSC) o que las fechas de ejecución del contrato no coincidan con el certificado.   

Ø  Correos electrónicos erróneos: Escribir mal el correo de notificación judicial, lo que impide que el sistema SIPREF valide la identidad del usuario.   

Ø  Es muy común que el usuario registre una dirección o una actividad económica en la DIAN y otra diferente en el formulario de la Cámara. Ambos registros deben coincidir exactamente para evitar devoluciones por inconsistencia de datos.