Es el registro de la sociedad en la Cámara de Comercio de su domicilio principal, a través de un formulario especial donde se consignan datos importantes de la sociedad como su dirección, teléfonos, actividad económica y situación financiera, entre otros.

La sociedad debe presentar la solicitud de matrícula en la Cámara de Comercio de la jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal .

Presentar la copia pertinente de la escritura pública otorgada en la notaria correspondiente o documento privado (según sea el caso), junto con el formulario de matrícula, anexo DIAN diligenciado con la información solicitada de manera exacta y real. Evite tachones y enmendaduras. Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo.  

Realizar preinscripción DIAN, ya sea en nuestra sede del centro o por internet en la página de la Dian www.dian.gov.co, en este sitio debe dirigirse al ítem nuevo RUT y luego en el ítem Inscribir RUT Nuevos comerciantes que aún no cuentan con el NIT (Número de identificación tributaria) y que requieren el registro mercantil.  

El documento de preinscripción Dian debe ser presentado personalmente por el representante legal de la Persona Jurídica o debe realizar reconocimiento de documento ante Juez o Notario. 

Cancelar el valor de los derechos de inscripción por la escritura pública y por la matrícula mercantil de la sociedad, los cuales liquidará el cajero, con base en el capital de la sociedad. 

La Inscripción de la escritura de constitución o documento privado de constitución causa adicionalmente un Impuesto de Registro a favor de los departamentos de la jurisdicción, para el departamento del Meta, en una tarifa del 1%, esto sobre el valor del capital. 

Si la sociedad estará domiciliada en la ciudad de Villavicencio, deberá presentar formato del CAE y solicitar un turno para el mismo en nuestra oficina principal de la avenida 40.  

+ Permite cumplir con los deberes del comerciante.

+ Con el certificado expedido por la Cámara se acredita la existencia de la sociedad y los nombres de los administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.).

+ La matrícula es una fuente de información comercial a la cual pueden acudir quienes deseen conocer datos de la sociedad, como actividad económica, referencias y solvencia económica, patrimonio.

+ Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio con el mismo nombre puedan matricularse en esta Cámara.

+ Es un requisito para la admisión a la promoción del acuerdo de reestructuración de que trata la Ley 550 de 1999.

+ Facilita el proceso de inscripción en el Registro de Proponentes.

+ Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.

+ Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Villavicencio.

+ Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.

+ Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.

+ Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.

Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. 

Para la renovación de la matrícula se debe diligenciar el formulario correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras Sedes y cancelar los derechos respectivos. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance cortado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o renovación, debe solicitarse por escrito. 

Cuando la modificación se refiera a la información financiera, deberá diligenciarse un nuevo formulario que contenga el estado actualizado de estos datos, y además, acompañar certificación o balance suscrito por el contador de la sociedad o el revisor fiscal. 

La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras Sedes y si es del caso, se reajustará y cancelará el valor de la matrícula.  

RRP-080 Solicitud de Cambio de la información en el registro mercantil.  

RRP-176 Solicitud de cambio de la información financiera en el Registro Mercantil.

Es un contrato o acuerdo que surge entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa.  

Una vez constituida la sociedad por escritura pública, forma una persona jurídica independiente de sus asociados, la cual debe matricularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar pactado como domicilio social.  

Toda sociedad se constituye por escritura pública o por documento privado,  cualquiera que sea su objeto social y debe contener los siguientes requisitos :

+ Nombre, apellidos, identificación y domicilio de los socios.

+ Clase de sociedad que se constituye. Por ejemplo: Sociedad Unipersonal o Pluripersonal, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, Sociedad en Comandita simple, Sociedad en Comandita por Acciones.

+ Denominación o razón social de la persona jurídica que se constituye.

+ Domicilio principal: la ciudad o municipio escogido para desarrollar la actividad de la sociedad.

+ Objeto social: una enunciación clara y completa de las actividades principales que realizará la sociedad.

+ Vigencia o término de duración precisa de la sociedad o duración indefinida para las sociedades que se constituyan por documento privado.

+ Las sociedades que se constituyen por documento privado deben precisar que tienen menos de 10 trabajadores o que su capital no es mayor a 500 SMLMV.

+ Capital social: Se debe expresar el capital que se aporta y la forma en que está distribuido.  En las sociedades anónimas y en comandita por acciones, el monto del capital autorizado, la parte del capital que se suscribe y se paga en el acto de constitución. En las sociedades limitadas, colectivas, o en comandita simple, se debe indicar el valor que cada uno aporta y el número de cuotas o partes de interés correspondiente.

+ La forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración de los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los representantes legales y administradores.

+ Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la sociedad y forma de efectuar la liquidación.

+ Época de inventarios y balances.

+ Distribución de excedentes (utilidades o dividendos).

+ Reservas: forma de efectuarlas (legal y/o convencional).

+ Época y forma de convocar la asamblea, la junta de socios y junta directiva a sesiones ordinarias y extraordinarias (es decir, la antelación, medio para realizar la convocatoria y la persona u órgano que puede convocar a los asociados).

+ Facultades y obligaciones de los revisores fiscales si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos.

+ Nombramientos: El nombre y apellidos e identificación de los representantes legales, miembros de junta directiva, revisores fiscales, según el caso. Si se trata de una sociedad anónima o en comandita por acciones debe contener adicionalmente el nombramiento de la junta directiva y revisores fiscales, con indicación de su identificación.

+ Cláusula compromisoria: sugerimos la siguiente redacción: "Toda controversia o diferencia relativa a este contrato y a su ejecución, liquidación o interpretación, se resolverá por un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Villavicencio, de acuerdo con las siguientes reglas:

El Tribunal está integrado por (número impar de árbitros), designados por la Cámara de Comercio de Villavicencio.

El tribunal decidirá en: derecho o en equidad.

+  Antes de asignarle nombre a la sociedad verifique que en esta Cámara de Comercio no exista registrado un nombre igual o similar al que se va a utilizar. (visite la página web: www.rue.com.co

+  Si las personas designadas para ocupar los cargos de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, no son socios o comparecientes al acto de constitución, debe anexar copia de las cartas de aceptación con el número del documento de identidad de cada uno.

+ En caso de aportes de bienes inmuebles al capital social, debe hacerse una descripción clara de cada inmueble que incluya linderos y número de matrícula inmobiliaria, en estos casos, debe acreditar el pago del Impuesto de Registro que es liquidado y recaudado en la correspondiente oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

+ Si el subgerente va a ejercer funciones de representación legal o es el suplente del gerente, debe indicarse expresamente en los estatutos.

+ Si los socios son sociedades nacionales o extranjeras, es necesario indicar el número de identificación tributaria (NIT), domicilio, documento de constitución y nombre del representante legal.

PROCEDIMIENTO CAMBIO DE DOMICILIO CUANDO LLEGAN A LA JURISDICCIÓN DE CÁMARA DE COMERCIO    

Teniendo en cuenta la normatividad Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio en su numeral 1.1.7.3 Trámite de las cámaras de comercio para el traslado y entrega de documentos de registro las Cámaras de Comercio realizaran el procedimiento interno de entrega de todo el expediente de la respectiva matricula el cual contiene:  

+ Imágenes de la escritura pública o documento privado donde conste el cambio de domicilio.

+ Imágenes del documento de constitución y reformas estatutarias.

+ Imágenes donde conste los últimos nombramientos.

+ Certificando de existencia y representación legal anterior al cambio de domicilio.

+ Certificado en el que conste el cambio de domicilio.

+ Copia de los formularios de matrícula y renovación.

+ Copia de los documentos donde consta la inscripción de los libros.Copia del RUT (si lo hubiere)

Para la radicación en caja se presentara :  

·         Formulario del registro único empresaria y social rues o formato cambio de dirección en la persona jurídica