¿Cuáles son los requisitos para solicitar el registro de libros electrónicos?       

Las personas jurídicas que quieran llevar los libros de forma electrónica, deben solicitarlo a la Cámara de Comercio, aceptando los términos y condiciones establecidas para el efecto.   

Realizado el proceso de solicitud la Cámara, procederá previo a la verificación del cumplimiento de los requisitos, a efectuar la inscripción de los libros de comercio solicitados y enviará un archivo electrónico al correo electrónico que se haya reportado en el registro público. (Numeral 1.3.2.1 Circular Externa Superintendencia de Sociedades)   

Para la inscripción de los libros de comercio en medios electrónicos, las sociedades deberán contar con un mecanismo de firma digital, que permita validar la autenticidad y veracidad de quien firma los libros.   

Ahora bien, si a la fecha de la solicitud de inscripción de libros por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posea hojas que no hubiesen sido empleadas deberán ser anuladas de acuerdo a las normas que rigen la materia.   

Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá el derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, cumpliendo con los requisitos legales y aceptando los términos y condiciones establecidas para el efecto.   

Una vez recibidos los archivos electrónicos, la cámara de comercio correspondiente, devolverá al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito.

¿Este proceso del registro de actas en los libros electrónicos, es igual o suple el registro del acta en el expediente de la persona jurídica?   

¡No es igual, son dos actos completamente diferentes!, si constan actos o documentos sujetos a registro en libros electrónicos registrados, se deben también inscribir en el registro mercantil.   

Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones que de acuerdo a su naturaleza deben ser registradas, estas deberán ser radicadas para su respectivo estudio jurídico registral, y para esto se deberán pagar los derechos de inscripción correspondientes y establecidos legalmente, para que sea posible realizar el registro del documento o acto que sea necesario inscribir en el expediente de la persona jurídica, conforme a las disposiciones normativas, tenga en cuenta que esta inscripción es independiente del proceso de incorporación del acta en el registro dentro del libro electrónico.   

Cuando se envía un acta para incorporación al libro electrónico, la Cámara de Comercio, realiza otro tipo de validaciones, distintas y no relacionadas con el cumplimiento de los requisitos legales del acta y su contenido.   

¿Qué se debe hacer cuando están por agotarse los folios de los libros registrados?   

Para efectos de inscripción de nuevos libros (físicos o electrónicos) es necesario acreditar ante la respectiva cámara de comercio que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar, o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario.   

Para el caso de certificación de libros ya inscritos esta debe ser firmada por el revisor fiscal si está inscrito o contador público.    

Aquí va el enlace para descarga del modelo 

RRP-008-REGISTRO-DE-LIBROS   

Normatividad asociada a los libros de comercio   

Decreto 019 de 2012 Antitramites   

Artículo 173, se establece que los comerciantes pueden llevar los libros de comercio en archivos electrónicos siempre y cuando se garantice en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad. 

Artículo 175, establece que los únicos libros que deben inscribirse en el Registro Mercantil son los libros de registro de socios y accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios.   

Decreto 805 de 2013   

Se dan instrucciones para que las Cámaras de Comercio brinden el servicio para que las personas jurídicas puedan llevar sus libros de accionistas o asociados y los libros de actas de asamblea de socios y accionistas de forma electrónica.   

Artículo 2, determina que:  

“Se entiende por libros de comercio en medios electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del presente decreto. 

El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la Cámara de Comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. En todo caso, deberán sujetarse a lo dispuesto en este decreto y en el inciso 2° del artículo 56 del Código de Comercio, de manera que se garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación en forma ordenada.  El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia.”

Artículo 4, determina como debe ser el registro de los libros electrónicos: 

“Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el registro mercantil, podrán llevarse por medio de archivos electrónicos y para su inscripción en el registro mercantil, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999; 

2. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio correspondiente. La cámara de comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico a la dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá firmarlo y dejar constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible. 

3. Constancia electrónica expedida por la cámara de comercio correspondiente, de la siguiente información: 

Cámara de comercio receptora; 

Fecha de presentación del libro para registro; 

Fecha de inscripción; 

Número de Inscripción; 

Identificación del comerciante o persona obligada a registrar; 

Nombre del libro, y; 

Uso al que se destina. 

4. Al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deberá presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.”  

Artículo 7, indica las condiciones de seguridad e inalterabilidad que deben cumplirse:   

“Seguridad e inalterabilidad de la información. Para efectos del presente decreto, las cámaras de comercio deben garantizar que la información contenida en el registro de libros electrónicos sea completa e inalterada de manera que su conservación cumpla con las siguientes condiciones, además de aquellas señaladas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999: 

1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta; 

2. Que se garantice su integridad, confidencialidad, autenticidad y conservación, mediante la inclusión del contenido del libro a registrar, en un sistema de conservación de mensajes de datos. Para este efecto, la cámara de comercio correspondiente deberá disponer de las aplicaciones, servicios y medios tecnológicos que permitan el cumplimiento de este numeral; 

3. Que la cámara de comercio garantice los mecanismos que impidan el registro de forma simultánea de un mismo libro, en medios. electrónicos o copia física. En cualquier caso, será responsabilidad del comerciante o de la persona obligada, escoger e informar a la cámara de comercio respectiva, si utilizará el mecanismo físico o electrónico para realizar el registro;

4. Que se verifique la autenticidad del libro objeto de registro, en medios electrónicos, de conformidad con los procedimientos de verificación de firmas digitales o electrónicas, según sea el caso;” 

Artículo 8, da lineamientos en relación con la integridad, inalterabilidad e integridad, en el:   

“Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros inscritos. Las plataformas o sistemas electrónicos deberán incorporar un mecanismo de ‘firma electrónica o digital, a afectos de garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los diferentes registros efectuados por parte de quien diligencia los libros de comercio electrónicos. Los libros de comercio electrónico inscritos, deberán contar en sus registros con un mecanismo de firma digital o electrónica de las personas que intervengan en su diligenciamiento.

Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas y estampas cronológicas necesarias. Las plataformas o sistemas electrónicos, deberán garantizar el cifrado de los datos que en estos se incorporan, a efectos de lograr la confidencialidad de la información, que podrá ser consultada única y exclusivamente por el comerciante y/o por las autoridades judiciales y administrativas que requieran dicha información para el cumplimiento de sus funciones.”  

Artículo 9 establece los servicios adicionales que se pueden prestar: 

“Servicios de archivo y conservación de libros electrónicos. 

Las cámaras de comercio podrán ofrecer aplicaciones y servicios basados en plataformas electrónicas o sistemas de información, que permitan al comerciante crear libros electrónicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, siempre que garanticen los requisitos previstos en el artículo segundo del presente decreto. Para estos efectos se deberá dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el presente decreto.” 

Artículo 11, establece la responsabilidad en la conservación de los libros electrónicos así:  

“Conservación de libros electrónicos. El comerciante que opte por el registro de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante los términos previstos legalmente para ello.”    

Decreto 2649 de 1993   

Artículo 128, establece que los libros pueden ser llevados en cualquier formato de reconocido valor técnico contable y que deben ser llevados directamente por el ente económico.   

Artículo 130, indica la forma en que debe llevarse el libro de accionistas. Al respecto indica que:  

“Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.   Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.”   

Artículo 131, indica la forma como debe llevarse el libro de actas:   

“Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.”   

Artículo 134, establece como debe ser la conservación de los mismos, artículo derogado tácitamente por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 el cual reza:   

“CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.   

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.   

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos”

 Ley 527 de 1999  

Establece condiciones que deben cumplirse para que un email o documento electrónico, es decir, un mensaje electrónico, información que no conste por escrito, pueda ser valido.   Para que un documento electrónico tenga plena validez, se deben cumplir ciertos principios:   

ARTÍCULO 9º. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.   ARTÍCULO  28. Atributos jurídicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.  

PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:  

1. Es única a la persona que la usa. 

2. Es susceptible de ser verificada. 

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada. 

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

Decreto 2364 de 2012   

Establece y habilita el uso de firmas electrónicas en los siguientes términos:  

“Que, para impulsar el desarrollo del comercio electrónico, internacionalmente se ha recomendado promover enfoques apropiados para el reconocimiento legal. de firmas electrónicas bajo el principio de neutralidad tecnológica, previsto en el numeral 6 del artículo 2 de la Ley 1341 de 2009.” Que en el documento CONPES 3620 de 2009 se recomendó promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital.”