Sucursales y Agencias.
Ambos son categorías de establecimientos de comercio que pertenecen a una sociedad, la diferencia clave radica en el poder de representación que tiene la persona a cargo de estos.
¿Qué es una sucursal?
Es un establecimiento de comercio (tienda, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.) abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal para el desarrollo de sus actividades o parte de ellas, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente.
¿Qué es una agencia?
Es un establecimiento de comercio (tienda, oficina, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.) abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal para el desarrollo de sus actividades o parte de ellas, cuyo administrador carece de facultades para representarla legalmente.
¿Dónde se debe registrar una agencia o sucursal?
En la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la agencia o sucursal va a desarrollar su actividad, dentro del mes siguiente a su apertura.
¿Cuándo debe renovarse?
Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Para renovar es necesario diligenciar el formulario correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras Sedes y cancelar los derechos establecidos por ley.
Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance cortado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
¿Cuál es la importancia de la matrícula mercantil?
El registro de la apertura de la sucursal o agencia hace que el acto surta efectos frente a terceros a partir de su inscripción y permite probar con el certificado que le expide la Cámara de Comercio la existencia de la misma, su propiedad y las facultades y limitaciones de su administrador.
¿Cuáles son los requisitos para formalizarse en el registro mercantil?
Para realizar el proceso de matrícula del establecimiento de comercio se requiere la presencialidad del usuario que se registrará de no ser posible se puede realizar a través de apoderado, para lo cual se deberá suministrar la siguiente documentación y realizar las siguientes validaciones:
Presentarse con el documento original de identidad, a fin de identificar la persona que radica la documentación mediante sistema de biométrica en el marco del Sistema de Prevención de Fraudes – SIPREF, el cual pretende salvaguardar los registros públicos.
Suministrar fotocopia del documento de identificación, en caso de tener contraseña de primera vez no podrá realizarse con este documento, si es un duplicado deberá antes de solicitar el trámite, verificar el estado del mismo en la página de la registraduría nacional a fin confirmar si ya se encuentra disponible la cedula, ya que en este caso no podrá presentar la contraseña como medio de identificación, por ser la cedula el documento válido. https://wsp.registraduria.gov.co/estado_docs/documento/consultar/1065375369
Diligenciar el Formulario Registro Único Empresarial y Social - RUES debidamente y completamente diligenciado, tenga en cuenta que deberá diligenciar la información real en cuanto a datos de la agencia o sucursal. Antes de asignarle nombre a la sucursal o agencia, verificar que no exista registrado un nombre igual o similar al que se va a utilizar, lo cual podrá realizar ingresando a la pagina www.rues.org.co, donde podrá realizar el proceso de validación de homonimia.
Teniendo en cuenta que el trámite de matrícula debe realizarse de forma directa por parte del representante legal de la persona jurídica propietaria de la agencia o sucursal, en caso de no poder realizarlo, deberá suministrar poder para realizar el trámite, no obstante, también puede acudir a los medios electrónicos que tiene a su disposición la entidad para realizar el trámite de forma virtual a través del enlace https://sii.confecamaras.co/vista/plantilla/home.php
En el caso de Villavicencio a través de la Ventanilla Única Empresarial enlace https://www.vue.gov.co/tramites-y-consultas/creacion-empresa-persona-natural-juridica En el caso de los poderes especiales que se radiquen para inscripción o cuando se adjunten para adelantar alguna actuación ante la cámara de comercio, es necesario que con anterioridad se surta el trámite de presentación personal. Los poderes con presentación personal podrán allegarse en copia simple a la cámara de comercio.
Deberá cancelar el valor correspondiente a los derechos de matrícula, el cual depende a los activos del propietario del establecimiento de comercio, según las tarifas de los registros públicos, establecidas por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 045 de 2024.
Tenga en cuenta que según sea el caso particular se podrán solicitar otros requisitos o documentos adicionales.
A continuación, algunos modelos de los documentos en los que consta algunos actos sujetos a registro de este tipo de establecimientos de comercio.
Aquí va el enlace para descarga del modelo
ORP-074-MODELO-ACTA-DE-APERTURA-DE-SUCURSAL-SAS
ORP-075-MODELO-ACTA-DE-APERTURA-DE-AGENCIA-LTDA