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Registros públicos

Libros que se inscriben  

- Los libros que se deben inscribir para las sociedades mercantiles de acuerdo al artículo 175 del decreto 019 de 2012  

- Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.

Lugar de inscripción   

La entidad debe presentar su solicitud de inscripción de libros en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde va a tener su domicilio principal.  

La inscripción se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio.  

Requisitos para solicitar el registro de libros      

1. DILIGENCIA MIENTO  DE LA SOLICITUD  

2. Diligenciar la presente solicitud SIN TACHONES, NI ENMENDADURAS TOTALMENTE A MAQUINA O EN LETRA IMPRENTA LEGIBLE Y CLARA .  

3. El NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL O RAZÓN SOCIA L debe ser completo y legible, tal como figura registrado en el Registro Respectivo que lleva esta entidad.  

REQUISITOS LIBROS SISTEMATIZADOS   

Los libros de formas continuas, hojas removibles o series continuas de tarjetas, deben contener EN CADA UNA DE SUS HOJAS , lo siguiente: Razón Social (persona jurídica) o Nombre del Comerciante (persona natural), el Nit, el Nombre del Libro, La numeración (paginación) y un código que no pase de cinco (5) caracteres.  

NOTA : El código es un distintivo de máximo cinco (5) caracteres, conformado por letras o números, o números y letras, escogido libremente por el comerciante.  Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas del libro, junto con la numeración consecutiva y los demás datos.  No puede usarse como código la misma destinación del libro y se debe conservar el mismo código al igual que el consecutivo para futuras inscripciones, cada libro debe tener su propio código.  


REQUISITOS LIBROS MANUALES  

El libro debe traerse NUMERADO (PAGINACIÓN) y ROTULADO. En el rotulo debe indicarse el nombre del comerciante (persona natural), Razón social (persona jurídica), el NIT o Cédula y el destino del libro. El libro manual NO DEBE TRAER CÓDIGO.  

PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN LA CIRCULAR No. 10 DE 2001 DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y DECRETO 2649 DE 1993 .  

La solicitud de registro de libros debe ser firmada por el comerciante inscrito en registro mercantil como persona natural o para el caso de las personas jurídicas es el representante legal quien debe firmar la solicitud.   

Para el caso de certificación de libros ya inscritos lo debe firmar el revisor fiscal si está inscrito o contador público.  

LEY 1429 DE 2010


LEY 1727 DE 2014


LEY 1780 DE 2016


ANTECEDENTES .

Con el fin de facilitar y promover los procesos de creación y constitución de empresas en la ciudad y apoyar de manera decidida y tangible a los emprendedores, empresarios, inversionistas extranjeros y locales, la Cámara de Comercio de Villavicencio y el Municipio de Villavicencio con la coordinación nacional de Confecámaras y el apoyo de la Embajada de Holanda y el acompañamiento del Banco Interamericano de Desarrollo BID, desarrollaron la complementación  del Programa Simplificación de Trámites, por medio del Centro de Atención Empresarial (CAE) ubicado en la Cámara de Comercio de Villavicencio. El CAE se implemento en el transcurso del año 2007, se inauguró el 23 de noviembre del mismo año y el día 24 de noviembre se atendió a los nuevos empresarios


CENTRO DE ATENCIÓN  EMPRESARIAL C.A.E .

El Centro de Atención Empresarial CAE, es un novedoso concepto de servicio, que la Cámara de Comercio de Villavicencio y el Municipio de Villavicencio ponen a disposición del sector productivo, para realizar en un sólo lugar, un sólo proceso, un sólo día, un único requisito, todos los trámites que deben surtir los empresarios al momento de constituirse y formalizarse. El CAE constituye el espacio empresarial por excelencia, para ello ofrece productos integrales relacionadas con las gestiones del registro, servicios de la Cámara de Comercio, así como los trámites relativos a las demás entidades del orden local y nacional que intervienen en el proceso de creación de empresa. En el Centro de Atención Empresarial se encuentran los servicios de información, asesoría especializada, terminales de autoconsultas y ventanilla única de pagos. Al mismo tiempo el CAE tiene como objetivo promover una relación más eficiente entre las empresas, la administración pública y las entidades privadas que le prestan servicios relacionados con el registro y formalización, mediante la reducción de pasos, requisitos, plazos, contactos y mejoramiento del acceso a información sobre los trámites a seguir para la creación de empresas.


USUARIOS C.A.E

Los servicios del Centro de Atención Empresarial, están orientados a los potenciales empresarios que deseen crear y constituir su empresa en el Municipio de Villavicencio. Así mismo, los empresarios ya existentes que quieran surtir los trámites de legalización y obtener los beneficios que conlleva la formalización. Así mismo busca incorporar nuevos servicios (como el registro de marca que actualmente se presta) y valores agregados asociados a los trámites de funcionamiento y operación de la empresa.


COMPONENTES C.A.E

Información: sobre trámites procesos, requisitos para la constitución. 

Terminales de autoconsulta: acompañamiento y acceso permanente y gratuito a internet para efectuar las consultas. 

Ventanilla Única: recepción de formulario, verificación y liquidación de derechos de matricula.


CANALES DE RALACIONAMIENTO

De igual manera se cuenta con los siguientes canales de relacionamiento por medio los cuales le facilitan al empresario comunicarse con nuestro Centro de Atención Empresarial CAE: 

E-mail: [email protected]  

Páginas Web : www.ccv.org.co  -  www.crearempresa.com.co  

Línea Amiga: (8) 6715767  

Atención Personalizada: Avenida 40 No. 24ª -71 (Villavicencio – Colombia)


BENEFICIOS

- Simplificación de trámites en los procesos de registro y legalización. 

- Reducción de costos por intermediación para el usuario. 

- Disminución de los requisitos y contactos requeridos para los trámites. 

- Integración de procesos entre las entidades que intervienen en el ciclo de trámites. 

- Lograr una información única y consistente. 

- Fomentar e incentivar la creación de empresas en la región. 

- Eliminar los niveles de informalidad empresarial y comercial. 

- Estimular la inversión nacional y extranjera. 

- Contar con un único punto de contacto para todas las gestiones regístrales y legales. 

- Talento humano calificado para la asesoría personalizada sobre trámites de informatización. 

- Minimiza los riesgos de corrupción por el contacto con varias entidades y personas. 

- Tecnologías de Información y Comunicación para la prestación de los servicios.


TRAMITES INTEGRADOS

- Consulta de nombre previo a la constitución de escrituras (para persona Jurídica) 

- Consulta de nombre para personas naturales 

- Consulta de Usos del suelo 

- Consulta de Marca – Registro de Marca 

- Suscripción de la minuta 

- Protocolización de la escritura 

- Inscripción en el RUT 

- Inscripción en el Registro Mercantil 

- Matricula Mercantil del establecimiento de comercio 

- Pago del impuesto de registro 

- Expedición del NIT 

- Obtener el certificado de constitución y gerencia 

- Inscripción de los libros de Comercio 

- Inscripción en el registro único de Proponentes 

- Inscripción en industria y Comercio del Municipio 

- Notificación a Planeación Municipal de apertura de establecimiento 

- Notificación a las Secretarías de Salud (Unidad de Salud Ambiental), Medio Ambiente, Gobierno y Cuerpo de Bomberos de la apertura del establecimiento para control posterior.


Registro Mercantil   Generalidades .   

REQUISITOS PARA MATRICULAS DE PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS  

  1. Copia cédula de ciudadanía al 150% 

  2. Copia del RUT si alguna vez lo ha solicitado o PRE RUT en el caso de nunca haber sido solicitado 

 3. El trámite de la matrícula debe realizarse personalmente o mediante apoderado debidamente acreditado 

 

Lo anterior en cumplimiento a los ARTÍCULOS 36 Y 40  del CÓDIGO DE COMERCIO .

Persona Natural

Establecimientos de Comercio  

Persona Jurídica  

Sucursales y Agencias  

Tarifas

Servicio de Libros

Deposito de Estados Financieros  

Registro Único Empresarial RUE  

Registro Personas que Ejercen Actividad de Juegos de Suerte y Azar  

Cronograma Jornadas de Formalizacion



REALICE SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) VIRTUALMENTE / EVÍTESE FORMULARIOS, DEVOLUCIONES, TRAMITES MANUALES Y AHORRE TIEMPO!    

Recuerde que mediante la expedición de la LEY 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y Decreto 1082 de 2015, las Cámaras de Comercio tienen la responsabilidad de la verificación documental, razón por la cual se diseñó y desarrolló esta herramienta para facilitarle su proceso de inscripción en el RUP, recuerde que utilizando esta herramienta virtual reduce la probabilidad de la devolución de su solicitud de inscripción.    

¿ Cuál es el plazo para renovar la matrícula mercantil ?  

La renovación de la matrícula mercantil debe efectuarse dentro de los tres primeros meses de cada año.

¿ Qué información financiera debo reportar al momento de renovar la matrícula mercantil

Para renovar la matrícula en un año determinado, debe tener en cuenta la información financiera a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Si usted no tiene el balance definitivo, puede usar el balance de prueba y una vez tenga el definitivo presentarlo para la re liquidación   y actualización correspondiente.

¿ Cuáles son los documentos que debo presentar para renovar mi matrícula mercantil ?  

Sólo debe presentar el formulario de renovación firmado por el representante legal o propietario.

¿ Dónde puedo pagar la renovación de la matrícula mercantil ?  

El pago de la renovación de la matrícula mercantil lo puede realizar en cualquiera de nuestras sedes mediante pago en efectivo, con cheque, tarjeta débito o crédito. .

¿ Cada cuánto se debe renovar el Registro Único de Proponentes (RUP)

Debe realizar la renovación  anualmente, antes del quinto día   hábil  del mes de abril

Para la renovación de la inscripcion es necesario diligenciar el formulario y presentar las certificaciones y documentación  anexa necesaria según lo establece la normatividad vigente y presentarlo en cualquiera de nuestras Sedes y cancelar los derechos de ley .

¿ Cómo se renueva la matrícula mercantil, cuando se deben años anteriores

Se debe presentar en cualquiera de nuestras sedes el formulario de renovación y sus anexos correspondientes aprobado mediante la Circular Externa 0013 de 2011 de la SIC y pagar los derechos correspondientes.

¿ Cuáles son las sanciones por no renovar la matrícula mercantil ?  

El incumplimiento a la obligación legal de renovar la matrícula mercantil dentro del plazo señalado por la ley, puede acarrear sanciones de carácter pecuniario, impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio.  Además, puede ser requerido por las autoridades locales que pueden llegar hasta el sellamiento del local por no tener la matrícula al día.

¿ Qué es el R.U.P ?  

El RUP es el registro en el que debe estar inscrita cualquier persona natural o jurídica que quiera contratar con el Estado.

¿ Qué documentos debo anexar para inscribirme en el RUP ?  

Se debe presentar el formulario RUP  asi como todos los documentos requeridos de conformidad con el Decreto 1464 de 2010.

¿ Las entidades sin ánimo de lucro deben renovar matrícula mercantil ?  

No, ya que las entidades sin ánimo de lucro no están matriculadas en el registro mercantil.

En el Registro Nacional de Turismo ( RNT ) deben inscribirse todos los prestadores de servicios turísticos que efectúen sus operaciones en Colombia. 

Este registro es obligatorio para su funcionamiento y debe actualizarse anualmente. Los empresarios de los diversos renglones de la actividad turística deben cumplir con esta obligación para continuar siendo beneficiarios de los programas del Ministerio de Comercio. 

La Cámara de Comercio de Villavicencio facilita los siguientes modelos para la realización de todos sus tramites registrales:  

Registro de entidades sin ánimo de lucro .

Mediante este registro se hace pública la situación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Estas personas registran su constitución a través de escritura pública o documento privado reconocido e inscriben los actos determinados por la ley en las Cámaras de Comercio.  

"Todo lo que debe saber sobre el RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL"

¿ Qué entidades están obligadas a registrarse ?  

De conformidad con la Ley, están obligadas a efectuar su registro ante las Cámaras de Comercio las siguientes entidades: 


+ Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común, gremiales, de beneficencia, profesionales, juveniles, sociales,  democráticas y participativas, cívicas y comunitarias; de egresados, de  ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados (salvo las entidades  privadas del sector salud), clubes sociales.    

+ Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.    

+ De planes y programas de vivienda de interés social. Organizaciones populares de vivienda.    

+ Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por padres de familia y educadores.    

+ Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales;  y asociaciones de segundo y tercer grado.    

+ Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.    

+ Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de  vivienda compartida y vecinos, diferentes a las de propiedad horizontal.    

+ Entidades ambientalistas.    

+ Cooperativas, federaciones y confederaciones, instituciones auxiliares  de cooperativismo y precooperativas.    

+ Fondos de Empleados.    

+ Asociaciones mutuales.    

+ Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.    

+ Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y  entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepciones(artículo  40 del Decreto 2150 de 1995 y Decreto 427 de 1996). 

Excepciones .

Se exceptúan de este registro 

 Decreto 0427/96

1. Entidades privadas del sector salud de que trata la ley 10 de 1993 

2. Las sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la ley 44 de 1993. 

3. Las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios  permanentes en Colombia. 

4. Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por la leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Decreto 3130 de 1968 y demás disposiciones pertinentes. 

5. Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal, reguladas por las leyes 182 y 1948 y 16 de 1985. 

6. Cajas de compensación familiar reguladas por la ley 89 de 1890. 

7. Entidades que conforman el Sistema Nacional de Deportes de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la Ley 181 de 1995 y Decreto Ley 1228 de 1995. 

8. Organizaciones gremiales de pensionados de que trata de Ley 43 de 1984. 

9. Las casa-cárcel de que trata la ley 65 de 1993. 

 

Decreto 2150/95 Artículo 45

1. Las instituciones de educación superior 

2. Las instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la ley 115 de 1994. 

3. Las personas jurídicas que prestan servicios de vigilancia privada. 

4. Las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y asociaciones de ministros. 

5. Las reguladas por la ley 100 de Seguridad Social. 

6. Los sindicatos. 

7. Las asociaciones de trabajadores y empleadores. 

8. Partidos y movimientos políticos. 

9. Cámaras de Comercio y las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma específica su creación y funcionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales. 

10. Decreto 1422 de 1996  Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar. 

11. Ley 537 de 1999  Junta de acción comunal, juntas de vivienda comunitaria, federación y confederación.

¿ Cómo constituir una Entidad Sin Ánimo de Lucro ?  

  Por documento privado, acta de constitución y estatutos. 

Por escritura pública. 

  

Por acta de constitución .

De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina "acta  de constitución de la entidad", y debe contener: 

1. Requisitos previstos en el numeral 1.3.4 de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.    

2. Como Anexo del acta incluir Los estatutos que van a regir la entidad y que deben contener los requisitos que más adelante se señalan.    

3. Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia, de conformidad con los Estatutos aprobados.    

4. Incluir tanto en los estatutos como en el acta de constitución nombre y firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión.  

5. Estos documentos deben ser reconocidos ante juez o notario.    

6. Listado con nombre legibles, firma e identificación de las personas que intervengan como otorgantes o fundadores de la Entidad.    

7. Aceptación de los cargos con nombre, identificación y firma, con excepción de las personas que firman en el acta. 

  

Por Escritura Pública .

 Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante señalan. 

Los estatutos deben contener

1. Denominación de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene(es el nombre escogido por los constituyentes. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.    

2. La clase de persona jurídica: Indique si se trata de una Corporación, Fundación, Cooperativa, Fondo de Empleados, Asociación Mutual, etc., la cual debe anteceder al nombre escogido.    

3. El domicilio de la entidad. (Ciudad o municipio).    

4. Objeto social: Enunciar en forma clara y completa el objeto a que se dedicará la entidad (no debe ser de carácter comercial).    

5. El patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones y Cooperativas siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.    

6. La forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los:       

7. Órganos de administración (asamblea de asociados, juntas directiva, consejo de administración, juntas de vigilancia, comité de control social) y        Representación legal (presidentes, vicepresidentes, gerente, director y sus suplentes)        

8. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.    

9. Los requisitos para convocar a las reuniones, es decir:        La forma o medio para citar a los asociados o integrantes de los órganos de administración (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, llamada telefónica, etc.).        

10. Con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias.        

11. Persona y órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias tanto de asambleas como de los demás órganos de administración.    Quórums: Deliberatorio y Decisorio en reuniones de Asambleas, Consejos y Juntas Directivas.    

12. La duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (Para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).    

13. Las causales de disolución: Enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad.    

14. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando  el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej.: si se van a entregar a una entidad de la misma naturaleza).    

15. Las facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos. (Las fundaciones, algunas cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal).    

17. Indicación de la entidad que tenga a su cargo la vigilancia y control.    

18. Indicar los cargos de los órganos de administración.    

19. Los nombramientos de: Los órganos colegiados: Junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc.        Representantes Legales: Presidente, Vicepresidente, director, etc.

Anexos

1. Formato Carátula única empresarial.    

2.   Pre inscripción  en el RUT.    

3. Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como las federaciones y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deben presentar constancia firmada por el representante legal donde se manifieste haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida.   

4. Recibo de pago de impuesto de Registro expedido por la Tesorería Departamental, en los casos de domicilios principales en los departamentos de Guainía, Vaupés o Vichada.    

5. En el documento de constitución (acta o estatutos) indicar la entidad de Vigilancia y Control.

Lugar de Inscripción

La entidad debe presentar su solicitud de registro en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde tenga su domicilio principal.

Registro de entidades constituidas antes de 1996 .  

1. Solicite un certificado especial a la autoridad que ejerce la inspección y vigilancia de la entidad sin ánimo de lucro.    

2. El certificado debe contener los mismos requisitos establecidos para la constitución de una entidad    

3. Presente el certificado en cualquiera de nuestras Sedes.    

4. La carátula única empresarial    Fotocopia del Nit    Cancele únicamente el valor de los derechos de inscripción (no causa impuesto de Registro).

Recomendaciones .  

1. Cuando la aprobación del acta se haya delegado en una comisión de personas, debe aparecer la firma de estas en el acta o documento, en la cual las mismas dejen constancia de su aprobación.    

2. Las fundaciones pueden ser constituidas por una o más personas.    

3. Antes de asignarle nombre a la entidad verifique que en la Cámara de Comercio no exista registrado un nombre igual o similar al que va a utilizar.    

4. Presentar cartas de aceptación de cargos con el número del documento de identidad o expresar en el acta que las personas designadas expresan su aceptación al cargo al cual fueron designados.    

5. En caso de aportes de bienes inmuebles, debe hacerse una descripción clara de cada inmueble que incluya linderos y número de matrícula inmobiliaria, en estos casos, debe acreditar el pago del Impuesto de Registro que es liquidado y recaudado en la correspondiente oficina de Registro de Instrumentos Públicos, información que debe ser elevada a escritura pública.    

6. Los cargos tanto de la Juntas Directivas, Consejos y Representantes legales deben designarse de acuerdo con los estatutos.    

7. Si el Vicepresidente va a ejercer funciones de representación legal o sea suplente del Presidente, debe constar expresamente en los estatutos.    

8. Si los asociados o constituyentes son personas jurídicas nacionales o extranjeras, se requiere certificado de Existencia y Representación, en el cual conste constitución y nombre del representante legal.    

9. Las cooperativas especializadas cuya función principal consiste en adelantar actividad financiera exclusivamente con sus asociados, necesitan autorización previa de constitución por parte de la Superintendencia de Economía Solidaria. Su constitución y sus reformas se elevaran a escritura pública ante una notaria.    

10. En caso de tener Revisor Fiscal, éste no puede ser asociado ni pertenecer a la Junta Directiva.

Revise las  Notificaciones y Avisos de los Registros Públicos de la Camara de Comercio de  Villavicencio.

El Registro Único de Proponentes -RUP- es un servicio registral solicitado por las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos con entidades estatales. Esto le permite participar en licitaciones y celebrar contratos con el Estado, de acuerdo con sus requisitos habilitantes. Además, su empresa ingresa a la base de datos más grande del país de potenciales contratistas del Estado.

El Registro Único Empresarial y Social (RUES) es un sistema integrado de información en tiempo real, que ofrece servicios a empresarios de todo el país. También, agiliza las consultas y trámites del registro mercantil, del registro de proponentes o de las entidades sin ánimo de lucro que administran las Cámaras de Comercio.

El Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF - es un conjunto de herramientas gratuitas en la que intervienen todas las cámaras de comercio del país, las personas naturales y jurídicas matriculadas e inscritas en el registro mercantil; las Entidades sin Ánimo de Lucro, los proponentes y los usuarios de la información registral con la finalidad de garantizar la seguridad y confiabilidad de los registros públicos y evitar fraudes en la información registral ( Ley 1429 de 2010, Decreto 489 de 2013 y  Circular 005 de mayo 30 de 2014 de la Superintendencia de  Industria y Comercio ).

VÍDEOS TUTORIALES .